GESTION DES PRODUITS PharmaceutiQUES ET SANITAIRES – Profil PAYS

PART II : SYSTEMES opérationnels en place

A	PAYS		

B	CONTENU	Section 6 : Parties prenantes principales dans le système pharmaceutique pour le VIH/SIDA, la tuberculose et le paludisme	
		Section 7 : Gestion et coordination des produits pharmaceutiques et sanitaires 	
		Sommaire : Bénéficiaires principaux, sous-bénéficiaires et parties prenantes  	
		Section 8 :   Sélection du produit pour l’approvisionnement 	
		Section 9 : Approvisionnement	
		Section 10 : Prévision 	
		Section 11 : Réception, stockage et gestion de l’inventaire  	
		Section 12 : Distribution	

	

C	DATE		

Section 6 : Parties prenantes principales dans le système pharmaceutique pour le VIH/SIDA, la tuberculose et le paludisme	
Prenantes principales	Organisation / Institution / Directorat
(ajouter des rangées si nécessaires)	Rôles
(voir Annexe 1)	Rôle général ou spécifique à une maladie	PR ou SR / Maladie / Subvention (si  applicable)	
Secteur académique/éducationnel 	1.						
	2.						
Gouvernement	1.						
	2.						
Organisations non-gouvernementales (ONG)/organisations communautaires 
	1.						
	2.						
Secteur privé	1.						
	2.						
Organisations religieuses 	1.						
	2.						
Partenaires du développement multilatéraux et bilatéraux dans le pays	1.						
	2.						
Autres (veuillez spécifier)	1.						
	2.						

Section 7 : Gestion et coordination des produits pharmaceutiques et sanitaires (PHPM) 	
1.		Veuillez insérer un diagramme du Ministère de la santé et ses interdépendances par rapport au secteur pharmaceutique	Veuillez insérer un organigramme de l’institution gérant les activités de gestion des produits pharmaceutiques et sanitaires 	
2.		Capacité institutionnelle 	Existe-t-il une institution / un département / un directorat au Ministère de la santé responsable  de superviser la gestion et la logistique pharmaceutique ? 		Oui		Non	
1.			Nom de l’institution / du département / du directorat		
1.			À quel(s) niveau(x) du système l’institution est-elle représentée ? (Cochez les réponses qui conviennent le mieux à la réalité du pays). 		Niveau national		Autre (spécifier) :
	
1.			Le nombre et la qualification des employés sont-ils adéquats ? (Veuillez expliquer ci-dessous).		Oui		Non	
1.				
1.			Quelles sont les fonctions de l’institution responsable de superviser la gestion et la logistique pharmaceutique ?	
1.				Développement des politiques et des règlementations liées à la gestion pharmaceutique 		Élaborer ou contribuer à l’élaboration de la Liste des médicaments essentiels 		Régler ou participer à la régulation de la tarification des médicaments dans le secteur public  	
1.				Régler l’approvisionnement et le système de distribution des médicaments essentiels dans le secteur public 		Élaborer ou contribuer à l’élaboration des Directives générales du traitement 		Régler ou participer à la régulation de la tarification des médicaments dans le secteur privé  	
1.				Régler les ressources humaines pharmaceutiques dans le secteur public		Superviser les services pharmaceutiques du secteur public 		Promouvoir ou participer à la promotion de l’utilisation rationnelle des médicaments 	
1.				Régler les ressources humaines pharmaceutiques dans le secteur privé		Superviser les services pharmaceutiques du secteur privé		Saisir et analyser les informations et données pharmaceutiques et logistiques 	
3.		Coordination des parties prenantes nationales et internationales	Existe-t-il un comité officiel établi au sein duquel les institutions discutent des sujets liés à la quantification, la prévision, l’approvisionnement, la distribution et l’usage des médicaments au niveau national ? (Veuillez sélectionner la  réponse ou les réponses qui conviennent le mieux à la situation du pays)	
1.				Oui, avec les parties prenantes nationales et internationales. 		Réunions sont organisées quand il est nécessaire mais il n’existe aucun comité officiel.		Il existe des comités de santé mais ils ne traitent pas des médicaments et de la logistique.	
1.				Oui, mais seules les parties prenantes nationales participent.		Oui, mais uniquement pour des médicaments spécifiques à une maladie. 	 Veuillez indiquer pour quelle maladie:		Non	
1.			Quel est le nom du comité ?		
1.			À quel(s) niveau(x) du système le comité est-il représenté ?		Niveau national 		Autre (spécifier) :	
1.			Veuillez expliquer brièvement qui sont les membres du comité et comment ce dernier fonctionne.	
1.				
1.			Les informations de gestion pharmaceutique (distribution / consommation de données rupture de stock, niveaux de stock, etc.) collectées et centralisées ? (Veuillez sélectionner la réponse ou les réponses qui conviennent le mieux à la situation du pays). 	
1.				Oui, il existe un système centralisé pour tous les médicaments essentiels, y compris les programmes spécifiques  à une maladie.		Ce type d’information est disponible dans les magasins médicaux principaux et régionaux ou dans les magasins de district.	
1.				Oui, il existe un système d’information sur les médicaments essentiels généraux mais les programmes spécifiques à une maladie ont leurs propres systèmes d’informations sur les médicaments.		Ce type d’information n’est collecté par aucune institution nationale en ce moment. 	
1.				Il existe des informations sur les médicaments spécifiques à une maladie qui sont collectées par les programmes		Ce type d’information est collecté par certains donateurs, ONG ou institutions internationales.	
1.			Où sont localisées les informations enregistrées et signalées ?		Niveau national		Autre (spécifier) :	
1.			Existe-t-il une manière coordonnée pour déterminer les besoins et le financement des médicaments et fournitures essentiels ?		Oui		Non	
4.		Coordination des parties prenantes impliquées dans les programmes financés par le Fonds mondial (remplir uniquement si informations  diffèrent de celles mentionnées ci-dessus dans la question 3) 	Existe-t-il un comité opérationnel au sein duquel des sujets liés à l’approvisionnement et la gestion des commodités pharmaceutiques et sanitaires du FM sont discutés ?		Oui		Non		Il n’existe aucun comité officiel mais des réunions sont souvent organisées	
1.			Veuillez indiquer le(s) nom(s) du (des) comité(s) si applicable		
1.			Quel type de comité(s) ou de réunion(s) est organisé(s) ? 		Spécifique à la subvention 		Spécifique à une maladie dans différentes subventions		Subventions multiples / non spécifique à une maladie 	
1.			Qui participent aux comité(s) ou réunion(s) organisé(s) ? 		Bénéficiaires principaux  		Sous-bénéficiaires 		Autres parties prenantes	
1.			Veuillez expliquer brièvement comment le(s) comité(s) et/ou réunions sont organisés.	
1.				
Section 7. Veuillez ajouter tout autre commentaire que vous jugez d’importance pour cette section, y compris les secteurs prioritaires (1) qui sont renforcés actuellement, (2) qui ont besoin d’être renforcés et qui feront partie du plan d’action.	

Tableau des bénéficiaires principaux, sous-bénéficiaires et parties prenantes, responsables des fonctions opérationnelles spécifiques à la gestion des produits pharmaceutiques et sanitaires relatifs au 
VIH/SIDA, TB et paludisme 	
 Numéro de réf. de la section 	Fonctions spécifiques à la gestion pharmaceutique 	
Nom du  BP/SB/Parties prenantes :	
Nom du  BP/SB/Parties prenantes :	
Nom du  BP/SB/Parties prenantes :	
Nom du  BP/SB/Parties prenantes :	
Nom du  BP/SB/Parties prenantes :
	
		Composante de la maladie :	Composante de la maladie :	Composante de la maladie :	Composante de la maladie :	Composante de la maladie :	
8. Sélection du produit pour l’approvisionnement 	8.1 - Développement des spécifications techniques pour les médicaments et produits sanitaires 						
9. Approvisionnement	9.1- Pré-qualification et évaluation du fournisseur et produit  						
	9.2- Procédure de l’approvisionnement 						
10. Prévision	10.1- Effectuer la prévision et quantification  						
11. Réception, stockage et gestion de l’inventaire 	11.1- Réception, stockage et gestion de l’inventaire au niveau central						
	11.2- Réception, stockage et gestion de l’inventaire aux niveaux inférieurs						
12. Distribution	12.1- Distribution des magasins centraux vers les magasins périphériques  						
	12.2- Distribution des magasins vers les centres de santé 						

Section 8 :   Sélection  du produit pour l’approvisionnement 	

Fonction 8.1 :   Développement des spécifications techniques pour les médicaments et/ou produits sanitaires à être approvisionnés 	Nom de l’institution chargée de cette fonction :	
1.		Veuillez cocher la catégorie de produit pour laquelle cette institution est responsable :	
1.			ARV		Médicaments antipaludéens		Médicaments antituberculeux (première  ligne)		Médicaments antituberculeux (deuxième ligne)		Infections opportunistes		Autres médicaments essentiels	
1.			Examens de labo relatifs au VIH		Examens de labo relatifs au paludisme		Examens de labo relatifs à la tuberculose		Fournitures et commodités de laboratoire		Équipement de laboratoire		Moustiquaires		Insecticides	
2.		Qui contribue au développement des spécifications techniques ? (Veuillez sélectionner votre réponse de la liste suivante) 	
1.			Un expert désigné / spécialiste de l’institution responsable 		Un comité multidisciplinaire réputé d’experts provenant de l’institution responsable		Un comité multidisciplinaire réputé d’experts provenant de diverses institutions		Tout employé désigné de façon ad hoc 		Tout employé représentant diverses institutions de façon ad hoc 	
3.		Cochez dans la liste ci-dessous les points inclus dans les spécifications techniques	
1.			Spécifications de produit		Spécifications de l’emballage 		Instructions d’étiquetage et information du produit		Identification du dossier		Identificateurs uniques	
1.			Exigences de la notice		Traçabilité du lot 		Examen de contrôle de qualité		Normes de contrôle de qualité pour le stockage  	
Section 8: Veuillez ajouter tout autre commentaire que vous jugez d’importance pour cette section, y compris les secteurs prioritaires (1) qui sont renforcés actuellement, (2) qui ont besoin d’être renforcés et qui feront partie du plan d’action.	

Section 9 : Approvisionnement  	

Fonction 9.1 : Pré-qualification et évaluation du fournisseur et produit 	Nom de l’institution chargée de cette fonction : 	
1.		Les évaluations techniques et financières sont-elles séparées ?		Oui		Non	
2.		Les fonctions relatives aux évaluations financières et techniques sont-elles séparées de l’approvisionnement et de la commande ?		Oui		Non	
3.		Qui participe à l’évaluation de la pré-qualification du fournisseur et du produit ?  (Veuillez sélectionner votre réponse de la liste suivante) 	
1.			Un expert désigné / spécialiste de l’institution responsable		Un comité multidisciplinaire réputé d’experts provenant de l’institution responsable		Un comité multidisciplinaire réputé d’experts provenant de diverses institutions		Tout employé désigné de façon ad hoc 		Tout employé représentant diverses institutions de façon ad hoc	
4.		Les membres participant à l’évaluation signent-ils une déclaration de conflit d’intérêts ? 		Oui		Non	
5.		Quelle est la période de service des participants à l’évaluation? 		Un approvisionnement 		Aucune période définie 		Période définie (veuillez spécifier le moment) : 	
6.		Existe-t-il des procédures d’opération générales (POG) pour l’approvisionnement ? 		Oui		Non	
7.		Si oui, veuillez indiquer dans la liste ci-dessous les points inclus dans les procédures d’opération générales. 	
1.			Pré-qualification du fournisseur et du produit 		Demande de clarifications 		Résolution des plaintes		Code de conduite	
1.			Post-qualification du fournisseur et du produit 		Ouverture des soumissions		Assurance de qualité		Conflit d’intérêt	
1.			Annonce des appels d’offre 		Évaluation de l’appel d’offre et  octroi		Gestion du contrat		Approvisionnement d’urgence	
1.			Questions des soumissionnaires		Contrat et négociation du prix		Audits internes et externes		Autres procédures spéciales	
8.		Existe-t-il un document standard de soumission ?		Oui		Non	
9.		Existe-t-il un POG pour respecter les conditions du Fonds mondial pendant la procédure de l’approvisionnement (ex. Assurance qualité) ?		Oui		Non	

Fonction 9.2 :   Procédure d’approvisionnement  	Nom de l’institution chargée de cette fonction : 	
1.		Quelles est la valeur des produits pharmaceutiques achetés pendant les 12 derniers mois (en USD ou EUR)?		
2.		Quelles est la valeur des produits sanitaires achetés pendant les 12 derniers mois (USD ou EUR)?		
3.		Quelles est la valeur des produits devant être achetés pendant les 12 mois à venir (USD ou EUR)?		
4.		Pendant les 12 derniers mois, quel pourcentage de produits a  été acheté à travers les mécanismes suivants :	
1.		%	Appel d’offre international ouvert 	%	Appel d’offre national ouvert	%	Demande de soumission 	%	Approvisionnement d’urgence	
1.		%	Appel d’offre international restreint 	%	Appel d’offre national restreint	%	Approvisionnement direct	%	Autres (spécifier) :	
5.		Pendant les 12 derniers mois, quelle fut la valeur de l’approvisionnement d’urgence pour le VIH/SIDA (USD ou EUR)?	
6.		Pendant les 12 derniers mois, quelle fut la valeur de l’approvisionnement d’urgence pour la tuberculose (USD ou EUR)?	
7.		Pendant les 12 derniers mois, quelle fut la valeur de l’approvisionnement d’urgence pour le paludisme (USD ou EUR)?	
8.		Les dossiers d’approvisionnement relatifs aux articles suivants sont-ils disponibles et facilement accessible? (veuillez cocher toutes les options applicables) 	
1.			Tender documentation 		Procédures d’évaluation et d’approvisionnement 		Contrats 		Informations du fournisseur  		Monitoring de la performance du fournisseur		Paiements aux fournisseurs	
9.		Les frais d’assurance, de fret, de déclaration de douanes et du transport des douanes aux magasins médicaux principaux (MMS) sont-ils inclus dans le contrat ?		Oui		Non	
10.		Quelle est la moyenne du temps s’écoulant entre le début de la préparation de l’appel d’offre à la publication de l’attribution du marché ? 		
11.		Quelle est la moyenne du temps s’écoulant entre la publication de l’appel d’offre à la publication de l’attribution du contrat ?		
12.		Quelle est la durée moyenne d’un approvisionnement d’urgence ?		
13.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des bons de commandes qui ont été payés selon le délai annoncé dans le contrat ?		
14.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des bons de commandes pour lesquels les fournisseurs ont respectés les clauses du contrat ?		
15.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des bons de commandes qui ont été livrés à temps ?		
16.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des bons de commandes pour lesquels des problèmes de qualité de produit ont été identifiés ?		
Section 9: Veuillez ajouter tout autre commentaire que vous jugez d’importance pour cette section, y compris les secteurs prioritaires (1) qui sont renforcés actuellement, (2) qui ont besoin d’être renforcés et qui feront partie du plan d’action.	

 

Section 10 :   Prévision  	

Fonction 10.1 :   Effectuer la prévision et la quantification	Nom de l’institution chargée de cette fonction : 	
1.		Veuillez cocher la catégorie de produit pour laquelle cette institution est responsable :	
1.		
	ARV		Médicaments antipaludéens		Médicaments antituberculeux (première  ligne)		Médicaments antituberculeux (deuxième ligne)		Infections opportunistes		Autres médicaments essentiels	
1.			Examens de labo relatifs au VIH		Examens de labo relatifs au paludisme		Examens de labo relatifs à la tuberculose		Fournitures et commodités de laboratoire		Équipement de laboratoire		Moustiquaires 		Insecticides	
2.		Qui participe dans la procédure de la prévision ?  (Veuillez sélectionner votre réponse de la liste suivante) 	
1.			Un expert désigné / spécialiste de l’institution responsable		Un comité multidisciplinaire réputé d’experts provenant de l’institution responsable		Un comité multidisciplinaire réputé d’experts provenant de diverses institutions		Tout employé désigné de façon ad hoc		Tout employé représentant diverses institutions de façon ad hoc	
3.		Quel est le profil des participants à la prévision  (Veuillez sélectionner votre réponse de la liste suivante) 	
1.			Experts en approvisionnement		Personnel administratif et comptable		Pharmaciens et/ou assistants ou techniciens de pharmacie	
1.			Experts en logistique		Personnel clinique, de laboratoire et/ou infirmier		Autre (veuillez spécifier)	
4.		L’institution responsable a-t-elle reçu une formation ou une assistance technique en quantification?		Oui		Non	
5.		Des directives ou outils sont-ils disponibles pour effectuer la quantification?		Oui		Non	
6.		Si oui, quels sont les directives et outils ?		
7.		Comment la méthode de prévision est-elle sélectionnée ? (Sélectionnez les options qui correspondent le mieux aux réalités des différents produits à acheter). 	
1.			Méthode de consommation basée sur les données de distribution du niveau central aux niveaux périphériques 		Consommation basée sur les données de distribution aux niveaux périphériques		Méthode de morbidité basée sur les chiffres historiques relatifs au nombre de patients assistés.		Méthode de morbidité basée sur les cibles de programme relatifs au nombre de patients à traiter.	
1.			Méthode de consommation basée sur les statistiques de la population 		Extrapolation des modèles de consommation provenant d’autres lieux		Extrapolation des modèles de  morbidité provenant d’autres lieux		Autres (spécifier) :

8.		Y-a-t-il un système en place pour valider la qualité des données utilisées pour la prévision ? 		Oui		Non	
9.		Y-a-t-il un système en place pour valider l’exactitude des données, des calculs faits et des résultats générés ? 		Oui		Non	
Section 10: Veuillez ajouter tout autre commentaire que vous jugez d’importance pour cette section, y compris les secteurs prioritaires (1) qui sont renforcés actuellement, (2) qui ont besoin d’être renforcés et qui feront partie du plan d’action.	

Section 11 :   Gestion de la réception, du stockage et de l’inventaire  	

Fonction 11.1 :   Gestion de la réception, du stockage et de l’inventaire au niveau central 	Nom de l’institution chargée de cette fonction : 	
1.		Veuillez cocher la catégorie de produit pour laquelle cette institution est responsable :	
1.		
	ARV		Médicaments antipaludéens		Médicaments antituberculeux (première  ligne)		Médicaments antituberculeux (deuxième ligne)		Infections opportunistes		Autres médicaments essentiels	
1.			Examens de labo relatifs au VIH		Examens de labo relatifs au paludisme		Examens de labo relatifs à la tuberculose		Fournitures et commodités de laboratoire		Équipement de laboratoire		Moustiquaires		Insecticides	
2.		Combien de magasins sont gérés ?		
3.		Qui gère les magasins de stockage au niveau périphérique ? 		L’agent d’approvisionnement 		Une institution gouvernementale		Autre (spécifier) :	
4.		Les formalités douanières font-elles partie de ses fonctions ? 		Oui		Non	
5.		Si non, qui est responsable des formalités douanières ?		
6.		Pendant les 12 derniers mois, combien de temps les formalités douanières ont-elles nécessité ?		
7.		Existe-t-il des procédures d’opération générales pour la gestion de la réception, du stockage et de l’inventaire ? 		Oui		Non	
8.		Quelle est la date de la dernière révision et mise à jour des procédures ?		
9.		Veuillez indiquer dans la liste ci-dessous les points inclus dans les procédures d’opération générales : 	
1.			Réception 		Contrôle de l’expiration		Conditions de stockage		Divers et matériels dangereux		Maintenance des dossiers 	
1.			Inspection visuelle		Gestion du personnel 		Sécurité		Contrôle de qualité : échantillonnage et test 		Gestion des déchets  	
1.			Contrôle de température 		Gestion de la sécurité 		Équipement de stockage		Rejet et rapports des dégâts 		Répartition	
1.			Rapports de divergence 		Espaces de stockage		Emballage /étiquetage		Stock take and inventory reports			
10.		Les murs, le sol et les plafonds des magasins de stockage sont-ils en bon état ?		Oui		Besoin d’être rénové		Non	
11.		Si non, des rénovations sont-elles déjà planifiées ?		Oui		Non	Date:	Financé par :	
12.		Les magasins de stockage sont-ils proprement équipés avec les éléments suivants ? (Veuillez cocher toutes les réponses correspondantes)	
1.		Palettes / Étagères		Oui		Non		Besoin d’être remplacé 	
1.		Chariots élévateurs à fourche / équipements		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Générateur / alimentation de secours		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Salle froide / Réfrigérateur		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Thermomètres		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Extincteur		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Autre : 		
13.		Si non, y-a-t-il un projet d’achat d’équipement ?		Oui		Non	Date :	Financé par :	
14.		Si oui, existe-t-il un plan de maintenance ?		Oui		Non	Date :	Financé par :	
15.		La température des magasins est-elle contrôlée ?  		Oui		Non	
16.		Quelles sont les températures minimale et maximale des magasins pendant l’année ? 		Max		Min	
17.		Les magasins disposent-ils de salles climatisées (8 à 15 ºC)? 		Oui		Non	
18.		Quelles sont les températures minimale et maximale des chambres froides (8 à 15 ºC)? 		Max		Min	
19.		Quelles sont les températures minimale et maximale des chambres froides / réfrigérateurs (2 à 8 ºC)?		
20.		Quel est le volume de médicaments en nombre de mois de stock qui peut être stockés ?  		
21.		Quel est l’inventaire exprimé en nombre de mois de stock ? 		
22.		Le magasin est-il assuré ?		Oui		Non	
23.		Les articles du magasin sont ils assurés ? Si oui, quelle est la valeur maximale des articles assurés ? 		Oui		Non	Valeur : 	
24.		Quel est le taux de chiffre d’affaires calculé comme valeur des produits distribués pendant les 12 mois divisé par la valeur moyenne de l’inventaire.. 		
25.		Quel est le pourcentage des produits expirés pendant les 12 derniers mois ? (Formule : (valeur des produits expirés / par la valeur moyenne de l’inventaire) x 100.)		
26.		Quel est le pourcentage des produits volés et perdus pendant les 12 derniers mois ? (Formule : (valeur des produits volés + produits perdus  / par la valeur moyenne de l’inventaire) x 100)		
27.		Quel est le système de gestion de l’information system (SGI) des magasins ? 		Manuel 		Électronique		Certaines fonctions sont aussi bien manuelles qu’électroniques (dupliquées)		Certaines fonctions sont manuelles et d’autres électroniques	
28.		Existe-t-il un SGI intégré (Planification des ressources de l’entreprise) pour toutes les fonctions du magasin (approvisionnement, gestion du magasin, distribution, financement et comptabilité)		Oui		Non	
29.		Y-a-t-il un contrat avec des fournisseurs de service MIS pour les systèmes de maintenance ?		Oui, des services de maintenance sont offerts sur place		Oui, il existe un système de maintenance du client virtuel		Non	
30.		À quel rythme les rapports sont-ils produits ?		

Fonction 11.2 :   Gestion de la réception, du stockage et de l’inventaire aux niveaux périphériques 	Nom de l’institution chargée de cette fonction : 	
1.		Veuillez cocher la catégorie de produit pour laquelle cette institution est responsable :	
1.		
	ARV		Médicaments antipaludéens		Médicaments antituberculeux (première  ligne)		Médicaments antituberculeux (deuxième ligne)		Infections opportunistes		Autres médicaments essentiels 	
1.			Examens de labo relatifs au VIH		Examens de labo relatifs au paludisme		Examens de labo relatifs à la tuberculose		Fournitures et commodités de laboratoire		Équipement de laboratoire		Moustiquaires		Insecticides	
2.		Combien de magasins sont gérés ? 		
3.		Existe-t-il des procédures d’opération générales pour la gestion de la réception, du stockage et de l’inventaire ?		Oui		Non	
4.		Quelle est la date de la dernière révision et mise à jour des procédures ?		
5.		Veuillez indiquer dans la liste ci-dessous les points inclus dans les procédures d’opération générales	
1.			Réception 		Contrôle de l’expiration		Conditions de stockage		Divers et matériels dangereux		Maintenance des dossiers 	
1.			Inspection visuelle		Gestion du personnel 		Sécurité		Contrôle de qualité : échantillonnage et test 		Gestion des déchets  	
1.			Contrôle de température 		Gestion de la sécurité 		Équipement de stockage		Rejet et rapports des dégâts 		Répartition	
1.			Rapports de divergence 		Espaces de stockage		Emballage /étiquetage		Stock take and inventory reports			
6.		Les murs, le sol et les plafonds des magasins de stockage sont-ils en bon état ? 		Oui		Besoin d’être rénové		Non	
7.		Si non, des rénovations sont-elles déjà planifiées ?		Oui		Non	Date:	Financé par :	
8.		Les magasins de stockage sont-ils proprement équipés avec les éléments suivants ? (Veuillez cocher toutes les réponses correspondantes)	
1.		Palettes		Oui		Non		Besoin d’être remplacé 	
1.		Chariots élévateurs à fourche / équipements		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Générateur / alimentation de secours		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Réfrigérateur		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Thermomètre		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Extincteurs 		Oui		Non		Besoin d’être remplacé	
1.		Autre : 		
9.		Si non, y-a-t-il un projet d’achat d’équipement ?		Oui		Non	Date:	Financé par :	
10.		Si oui, existe-t-il un plan de maintenance ?		Oui		Non	Date:	Financé par :	
11.		La température des magasins est-elle contrôlée ?  		Oui		Non	
12.		Quelles sont les températures minimale et maximale des magasins pendant l’année ? 		Max		Min	
13.		Les magasins disposent-ils de chambres froides (8 à15 ºC)? 		Oui		Non	
14.		Quelles sont les températures minimale et maximale des chambres froides (8 to 15 ºC) ? 		Max		Min	
15.		Quelles sont les températures minimale et maximale des  réfrigérateurs (2 to 8 ºC) ?		
16.		Quel est le volume de médicaments en nombre de mois de stock qui peut être stockés ?  		
17.		Quel est l’inventaire exprimé en nombre de mois de stock ? 		
18.		Le magasin est-il assuré ?		Oui		Non	
19.		Les articles du magasin sont ils assurés ? Si oui, quelle est la valeur maximale des articles assurés ?		Oui		Non	Valeur	
20.		Quel est le taux de chiffre d’affaires calculé comme valeur des produits distribués pendant les 12 mois divisé par la valeur moyenne de l’inventaire. 		
21.		Quel est le pourcentage des produits expirés pendant les 12 derniers mois ? (Formule : (valeur des produits expirés / par la valeur moyenne de l’inventaire) x 100.)		
22.		Quel est le pourcentage des produits volés et perdus pendant les 12 derniers mois ? (Formule : (valeur des produits volés + produits perdus  / par la valeur moyenne de l’inventaire) x 100)		
23.		Quel est le système de gestion de l’information system (SGI) des magasins ? 		Manuel 		Électronique		Certaines fonctions sont aussi bien manuelles qu’électroniques (dupliquées)		Certaines fonctions sont manuelles et d’autres électroniques	
24.		Existe-t-il un SGI intégré (Planification des ressources de l’entreprise) pour toutes les fonctions du magasin (approvisionnement, gestion du magasin, distribution, financement et comptabilité) 		Oui		Non	
25.		Y-a-t-il un contrat avec des fournisseurs de service MIS pour les systèmes de maintenance ? 		Oui, des services de maintenance sont offerts sur place		Oui, il existe un système de maintenance du client virtuel		Non	
26.		À quel rythme les rapports sont-ils produits ?		
Section 11: Veuillez ajouter tout autre commentaire que vous jugez d’importance pour cette section, y compris les secteurs prioritaires (1) qui sont renforcés actuellement, (2) qui ont besoin d’être renforcés et qui feront partie du plan d’action.	

Section 12 :   Distribution	

Fonction 12.1 : Distribution des magasins centraux vers les périphériques 	Nom de l’institution chargée de cette fonction : 	
1.		Veuillez cocher la catégorie de produit pour laquelle cette institution est responsable :	
1.		
	ARV		Médicaments antipaludéens		Médicaments antituberculeux (première  ligne)		Médicaments antituberculeux (deuxième ligne)		Infections opportunistes		Autres médicaments essentiels	
1.			Examens de labo relatifs au VIH		Examens de labo relatifs au paludisme		Examens de labo relatifs à la tuberculose		Fournitures et commodités de laboratoire		Équipement de laboratoire		Moustiquaires 		Insecticides	
2.		Nombre de magasins périphériques distribués à partir des magasins centraux		
3.		Type de magasins périphériques   		Magasins d’états  (indiquez le nombre)		Magasins régionaux  (indiquez le nombre))		District or city stores (indiquez le nombre)		Autres magasins (indiquez le nombre)
	
4.		La capacité d’entreposage est-elle suffisante pour manipuler l’approvisionnement de produits pharmaceutiques et sanitaires ? 		Oui		Non	
5.		Si oui, veuillez expliquer brièvement 		
6.		Si non, quelles sont les mesures qui sont mises en place ? 		
7.		Les formulaires de réquisition, livraison et réception sont-ils standardisés ? 		Oui 		Non	
8.		Quel est le système de distribution utilisé ?		Pushing : Le magasin central distribue les quantités selon ses propres estimations et planification 		Pulling : Le niveau périphérique demande les quantités dont il a besoin 	
9.		Les quantités de distribution doivent-elles être approuvées ? 		Oui		Non	Si oui, qui les approuve ? 	
10.		Quel est le mécanisme de transport utilisé pour la distribution ?  		Les magasins principaux livrent les produits avec leurs propres véhicules		Les magasins principaux livrent les produits par le biais de véhicules ou bateaux loués 		Les magasins ou sites périphériques ramassent les produits au magasin central	
11.		Les véhicules sont-ils assurés ? 		Oui		Non	Les chauffeurs sont-ils assurés ?		Oui		Non	
12.		Les véhicules subissent-ils une maintenance technique régulière ? 		Oui		Non	
13.		Les produits sont-ils assurés ?		Oui		Non	
14.		La distribution suit-elle un calendrier ?  		Oui 		Non	
15.		Quelle la fréquence générale de la distribution ?	
1.			Tous les 6 mois		Chaque trimestre		Tous les mois		Chaque semaine		Autre (spécifier) :	
16.		Combien de temps y-a-t-il en général entre le moment auquel la commande de réquisition est placée et le moment auquel les produits sont distribués ?		
17.		Y-a-t-il des procédures spéciales pour les réquisitions d’urgence ? 		Oui		Non	
18.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des commandes de réquisition totalement distribuées ? 		
19.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des commandes de réquisition livrées ou collectées conformément au calendrier ? 		
20.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des livraisons d’urgence ou recouvrement ? (Nombre de livraisons divisé par le nombre total des livraisons multipliées par 100). 		
21.		Pendant les 12 derniers mois, quelle est la valeur de produits perdus pendant le transport ? (valeur des pertes divisées par la valeur des produits distribués)		

Fonction 12.2 : Distribution à partir des magasins vers les centres de santé ou vers la communauté	Nom de l’institution chargée de cette fonction : 	
1.		Veuillez cocher la catégorie de produit pour laquelle cette institution est responsable :	
1.		
	ARV		Médicaments antipaludéens		Médicaments antituberculeux (première ligne)		Médicaments antituberculeux (deuxième ligne)		Infections opportunistes		Autres médicaments essentiels	
1.			Examens de labo relatifs au VIH		Examens de labo relatifs au paludisme		Examens de labo relatifs à la tuberculose		Fournitures et commodités de laboratoire		Équipement de laboratoire		Moustiquaires		Insecticides	
2.		Nombre de centres de santé bénéficiant de la distribution :		
3.		Type et nombre de centres de santé  		Hôpitaux de référence 		Autres hôpitaux et/ou cliniques 		Centres de soins de santé primaire 		Centres de communauté, dispensaires ou similaire 	
4.		Les formulaires de réquisition, livraison et réception sont-ils standardisés ? 		Oui 		Non	
5.		Quel est le système de distribution utilisé ? 		Pushing : Le magasin distribue les quantités selon ses propres estimations et planification 		Pulling : Le centre de santé demande les quantités dont il a besoin 	
6.		Les quantités de distribution doivent-elles être approuvées ? 		Oui		Non	Si oui, qui les approuve ? 	
7.		Quel est le mécanisme de transport utilisé pour la distribution?  		Les magasins livrent les produits avec leurs propres véhicules 		Les magasins livrent les produits par le biais de services contractuels		Les équipements de santé ramassent les produits aux magasins 	
8.		Les véhicules sont-ils assurés ? 		Oui		Non	Les chauffeurs sont-ils assurés ? 		Oui		Non	
9.		Les véhicules subissent-ils une maintenance technique régulière ? 		Oui		Non	
10.		Les produits sont-ils assurés ?		Oui		Non	
11.		La distribution suit-elle un calendrier ?  		Oui 		Non	
12.		Quelle la fréquence générale de la distribution?	
1.			Tous les 6 mois		Chaque trimestre 		Chaque mois		Chaque semaine 		Autre (spécifier) :	
13.		Combien de temps y-a-t-il en général entre le moment auquel la commande de réquisition est placée et le moment auquel les produits sont distribués ? 		
14.		Y-a-t-il des procédures spéciales pour les réquisitions d’urgence ? 		Oui		Non	
15.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des commandes de réquisition totalement distribuées ? 		
16.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des commandes de réquisition livrées ou collectées conformément au calendrier ? 		
17.		Pendant les 12 derniers mois, quel est le pourcentage des livraisons d’urgence ou recouvrement ? (Nombre de livraisons divisé par le nombre total des livraisons multipliées par 100). 		
18.		Pendant les 12 derniers mois, quelle est la valeur de produits perdus pendant le transport ? (valeur des pertes divisées par la valeur des produits distribués)		
Section 12 : Veuillez ajouter tout autre commentaire que vous jugez d’importance pour cette section, y compris les secteurs prioritaires (1) qui sont renforcés actuellement, (2) qui ont besoin d’être renforcés et qui feront partie du plan d’action.